Time management

Priority – jak se rozhodnout tady a teď

Důležitá schůzka za hodinu, tři zmeškané hovory, kupa e-mailů a ještě se musíte připravit na odpolední poradu. Do toho všeho za vámi přichází kolega s dalším úkolem a vy jste si zrovna vzpomněli, že po vás ještě něco chtěl šéf. Co teď? Čím začít?

V těhle okamžicích často přichází rozhodovací paralýza. Máte toho tolik na práci, že se nemůžete rozhodnout čím začít, a nakonec to skončí tím, že neděláte vůbec nic, nebo pracujete na tom nejméně významném úkolu. Jakmile máme až mnoho možností na výběr, naše hlava to jednoduše nezvládá a jako obranu si vybere něco naprosto nesmyslného, nebo raději nic a jdete si přečíst zprávy.

Každý den se na nás valí nespočet úkolů
, které je potřeba odbavit. Někdy jsme úkoly doslova zavaleni. Vaše dlouhodobé priority vám budou pomáhat ke stanovení priorit na každý den. Jak se ale rozhodovat o drobnějších aktivitách tady a teď?

Krok první – zastavte se

Zavalení úkoly je stres a náš mozek se ve stresu chová úplně jinak, než když je v klidu. Když jsme ve stresu, hlavní slovo si přebírají starší části mozku a spouští automatický protokol útok – útěk – ustrnutí. Neuvažujeme v těchto chvílích zrovna racionálně.

Pokud se na vás zrovna zřítila lavina úkolů, které se všechny tváří neodkladně a důležitě, zastavte se a nadechněte se. To je ten nejdůležitější krok pro danou chvíli. Zkuste se ze stresové reakce dostat zpět do klidu, abyste se mohli jasně a racionálně rozhodnout, co je z té laviny úkolů to, na čem byste měli začít pracovat. A to, pokud jste ve stresu, jednoduše nepůjde.

Dejte si pauzu pro nadhled

Jakmile se nadechnete a uvědomíte si, co se děje, dejte si pauzu. Okamžik, kdy vystoupíte z chaosu a podíváte se na situaci z nadhledu. Jakmile se povznesete nad situaci, uvidíte nejen mnohem jasněji, ale taky vám pravděpodobně bude jasný další nejlepší postup. Jak by to bylo skvělé, kdybyste si při ohrožení lavinou mohli stopnout svět na chvilku jako film a mohli se z výšky podívat, kam lavina směřuje a jestli se máte kde ukrýt. Co nejde v horách ovšem v kanceláři jde, jen se pro to musíte vědomě rozhodnout. Zastavit se, získat zpět svůj klid a podívat se na situaci a všechny ty úkoly z nadhledu. Popište si sami pro sebe, co se zrovna kolem vás děje? Ujasnění situace vám pomůže lépe se rozhodnout, čím začít a co třeba nedělat vůbec.

Sepište si to

Pro získání nadhledu pomáhá dostat všechny úkoly a myšlenky ven z hlavy. Vezměte si prázdný papír a sepište si všechny své úkoly, myšlenky a nápady.

Pokud absolutně nestíháte, valí se na vás ne jedna lavina, ale z každé světové strany dvě, a vy se přistihnete přitom, jak říkáte: „Nemůžu si dát pauzu,“ berte to jako jasný signál si pauzu co nejdříve dát a zkusit se zorientovat v tom všem, co se pokouší o vaši pozornost.

Jaký úkol má největší dopad?

Pokládejte sami sobě otázky o důležitosti úkolů. Mnohdy se nás lidi kolem snaží přesvědčit, že zrovna to, co po vás chtějí oni, je to nejdůležitější pod sluncem. Každý z nás má své priority a logicky je stavíme nad priority ostatních. Ano, i tady hraje roli ego. V práci máte možná svoje cíle, které by měli prospívat k plnění strategie vašeho týmu, vaší divize, či celé společnosti. I doma to tak vlastně funguje, To, co děláte nějakou měrou přispívá k hladkému chodu domácnosti a rodiny.

Pokud se potřebujete co nejrychleji rozhodnout, co zrovna teď dělat, pomůžou vám vaše dlouhodobé priority. Zeptejte se sami sebe, jaká činnost nebo úkol nejvíce přispějí k naplňování vaší vize? Pokud budeme v pracovním prostředí a máte zadané cíle a priority od šéfa, road mapou či firemní strategií, jaký úkol bude mít největší dopad na jejich splnění?

Může se stát, že máte naplánovanou činnost, ale přijde k vám jiný úkol, který vám třeba není tak blízký, nebo je primárně někoho jiného. Vaše ego vám možná bude napovídat, ať pracujete primárně na svém, ale! Co když ten nový úkol má mnohem větší dopad na splnění nějakého vyššího cíle?

Na druhou stranu můžete vyhodnotit, že ten váš úkol je prioritní a v tu chvíli si musíte bránit prostor pro práci na něm.

Co se stane když?

Když nejde o život, jde o h***o. Věřím, že o život jde v kanceláři málokdy. To ovšem nemusí znamenat, že v tom případě nejde o nic. Jak ale nahlédnout, o co tedy jde?

Zeptejte se sami sebe, co se stane, když:

… to neudělám?
… to udělám?

Rozšiřte svou otázku o další level. Co se nestane, když:

… to neudělám?
… to udělám?

Otázky se tváří se stejně, ale věřte mi, opravdu se jen tak tváří. Příště, až budete mít těžké rozhodování, zkuste si na každou z těchto otázek odpovědět. Vaše odpovědi vám napoví rozhodnutí.

V časovém tlaku si pokládám jen jednu otázku: „Co se stane, když to nebude?“ Je to nějaká katastrofa? Má to nějaké další konsekvence? Nebo je to vlastně něco docela bezvýznamného?  Takhle otázka vám pomůže velmi rychle určit důležitost. Pokud nevíte, co se stane, když úkol neuděláte, je chyba už při přijetí úkolu a je potřeba se doptat zadavatele na smysl úkolu.

Pokud se na vás tedy valí lavina úkolů, zkuste se v první řadě zastavit a nadechnout se. Podívejte se na situaci z nadhledu a sepište si všechny úkoly. Odhalte ty důležité díky otázkám:

„Jaký úkol má největší dopad?“
„Co se stane, když …“


A určete si priority pro danou situaci.


Co děláte při zavalení úkoly vy? Podělte se o svoje tipy do komentářů.

Leave a Reply

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna.